Einführung: Was ist Microsoft Teams und wie kann es Unternehmen helfen?

Microsoft Teams ist eine effektive Plattform für Teamarbeit, die es Unternehmen ermöglicht, Verbindungen herzustellen und mit Deinen Teammitgliedern zusammenzuarbeiten. Es bietet einen All-in-One-Arbeitsbereich für Teams, um Dateien auszutauschen, zu chatten und gemeinsam an Projekten zu arbeiten. Durch die Bereitstellung fortschrittlicher Funktionen vereinfacht es die Kommunikation und Zusammenarbeit in Unternehmen und steigert so deren Effizienz und Arbeitsgeschwindigkeit. Microsoft Teams bietet außerdem integrierte Tools wie Sprach- und Videoanrufe, Aufgabenverwaltung, Dateifreigabe und vieles mehr, die Unternehmen dabei helfen, bei der Arbeit an Projekten organisiert zu bleiben. Mit seiner intuitiven Benutzeroberfläche macht Microsoft Teams es Teams jeder Größe leicht, miteinander in Verbindung zu bleiben und produktiv zu arbeiten.

So richtest Du dein erstes Team in Microsoft Teams ein

In fast allen Fällen erhaltst Du die Zugangsdaten für Dein MS-Teams-Konto von der IT-Abteilung Deines Unternehmens. Dies ist der Fall, da MS-Teams den größten Nutzen für ein Unternehmen bringt, wenn es von allen genutzt wird. Erkundige Dich bei Deiner Organisation, ob sie Dir eine Lizenz für MS-Teams zur Verfügung stellt.

Sollte dies bei Dir jedoch nicht der Fall sein, erfährt Du hier, wie Du dein eigenes Konto erhältst:

Um ein Microsoft Teams-Konto zu erhalten, kannst Du diese einfachen Schritte ausführen:

1. Rufe die Microsoft Teams-Website auf oder lade die Teams-App von der Microsoft-Website herunter.

2. Klicke auf die Schaltfläche „Kostenlos anmelden“.

3. Geben Deine E-Mail-Adresse ein und folge den Anweisungen, um ein Microsoft-Konto zu erstellen, falls Du noch keines hast.

4. Sobald Du Dein Microsoft-Konto erstellt habst, gibst Du Deine persönlichen Details ein und erstellst ein Passwort.

5. Wählen die Art Deiner Organisation und gebe einige grundlegende Informationen über Deine Organisation ein.

6. Stimm den Nutzungsbedingungen und der Datenschutzrichtlinie zu und klick auf „Anmelden“.

7. Du kannst jetzt auf dein Microsoft Teams-Konto zuzugreifen und mit anderen in deinem Unternehmen zusammenzuarbeiten.

Der Chat-Bereich von Microsoft Teams

1. Öffne Microsoft Teams und wähle die Registerkarte „Chat“ aus dem Menü auf der linken Seite.

2. Klick auf die Schaltfläche „Neuer Chat“, um eine neue Unterhaltung zu beginnen.

3. Gib den Namen oder die E-Mail-Adresse der Person, mit der du chatten möchtest, in die Suchleiste ein und wähle sie aus der Liste der Vorschläge aus.

4. Gib deine Nachricht in das Textfeld am unteren Bildschirmrand ein und drück auf „Enter“, um sie zu senden.

5. Du kannst auch Emojis, GIFs, Dateien und andere Inhalte zu deinen Nachrichten hinzufügen, indem du auf die entsprechenden Schaltflächen klickst.

6. Um deine Chats zu verwalten, kannst du die Suchleiste verwenden, um bestimmte Unterhaltungen zu finden, wichtige Chats an den Anfang deiner Liste zu heften oder Nachrichten als ungelesen oder wichtig zu markieren.

Der Gruppenbereich von Microsoft Teams

1. Um einen Gruppenchat zu starten, klick auf die Schaltfläche „Neuer Chat“ und wähle „Neuer Gruppenchat“. Füge die Personen hinzu, die du in den Chat aufnehmen möchtest, und gib der Gruppe einen Namen.

2. Du kannst auch bestehenden Gruppen beitreten oder Mitglieder deines Teams oder deiner Organisation zu den von dir verwalteten Gruppen hinzufügen.

Der Kalender

1. Öffne Microsoft Teams und wähle die Registerkarte „Kalender“ aus dem Menü auf der linken Seite.

2. Klick auf die Schaltfläche „+“, um ein neues Ereignis zu erstellen.

3. Gib die Details des Ereignisses ein, z. B. den Titel, das Datum, die Uhrzeit und den Ort.

4. Du kannst auch Teilnehmer hinzufügen, eine Erinnerung festlegen und einen Status für dein Ereignis wählen (belegt, frei, vorläufig, außer Haus).

5. Sobald du alle relevanten Informationen eingegeben hast, klick auf „Speichern“, um den Termin zu deinem Kalender hinzuzufügen.

6. Du kannst deinen Kalender nach Tag, Woche oder Monat anzeigen und alle anstehenden Termine an einem Ort einsehen.

7. Um ein Ereignis zu bearbeiten oder zu löschen, klick einfach darauf und nehm die erforderlichen Änderungen vor.

8. Du kannst deinen Kalender auch für andere in deiner Organisation freigeben, indem du auf die Schaltfläche „Freigeben“ klickst und die entsprechenden Optionen auswählst.

Apps von Drittanbietern

Microsoft Teams unterstützt eine Vielzahl von Drittanbieter-Apps, die dir helfen können, deine Produktivität zu steigern und deine Arbeitsabläufe zu optimieren. So kannst du sie verwenden:

1. Öffne Microsoft Teams und wähle die Registerkarte „Apps“ im Menü auf der linken Seite.

2. Durchsuch die verfügbaren Apps oder such nach einer bestimmten App anhand ihres Namens.

3. Klick auf die App, die du verwenden möchtest, und wähl „Zu einem Team hinzufügen“ oder „Installieren“,

4. Folge den Aufforderungen, um die App zu autorisieren und gib ihr gegebenenfalls Zugriff auf deine Teams-Daten.

5. Sobald die App installiert ist, kannst du sie von Teams aus aufrufen, indem du die Registerkarte „Apps“ auswählst und auf das App-Symbol klickst.

6. Je nach Funktionalität der App kannst du damit Dateien freigeben, Aufgaben verwalten, Umfragen durchführen oder andere Aufgaben erledigen, ohne die Teams-Umgebung zu verlassen.

7. Du kannst deine Teams-Erfahrung auch anpassen, indem du häufig verwendete Apps an das Menü auf der linken Seite anheftest oder indem du benutzerdefinierte App-Registerkarten innerhalb der Teams-Kanäle erstellst.

Eine solche App eines Drittanbieters ist TeamLinx42, die es deinen Teammitgliedern ermöglicht, Dokumente und Informationen schnell und einfach innerhalb ihres Microsoft Teams-Clients zu finden – dezentralisiert, selbstorganisiert und kollaborativ! Nach dem dezentralen Self-Service-Prinzip stellen die Nutzer die teamspezifischen Prozesse selbstständig der gesamten Organisation zur Verfügung. So können sie alle selbstorganisiert arbeiten und mit einem übersichtlichen Dashboard in Microsoft Teams wertvolle Zeit sparen. Jeder, der ein wenig Berufserfahrung hat, weiß, dass historisch gewachsene Arbeitsweisen, Gewohnheiten und Prozesslandschaften oft inkonsistent sind. Dieses Tool ermöglicht es euch, die heterogenen Dokumente, Informationen und Prozesse zusammenzuführen und die wirklich wichtigen Einstiegspunkte sichtbar und schnell zugänglich zu machen, ohne die Orte, an denen Ressourcen zur Verfügung gestellt werden, verändern zu müssen. Sollte dennoch Änderungsbedarf in einem Prozess bestehen, können die Prozessverantwortlichen Änderungen einführen und euch Mitarbeitern schnell, einfach und übersichtlich zur Verfügung stellen..